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Le régime des conventions règlementées en coop Hlm

Mise à jour : 30/09/2015

Dispositif de prévention des conflits d’intérêts, la procédure des conventions réglementées a pour objet, dans les sociétés anonymes et dans les sociétés d’Hlm, de soumettre certaines opérations conclues entre la société et l’un de ses mandataires sociaux (administrateur, membre du conseil de surveillance, directeur général, directeur général délégué, président du conseil d’administration) ou par personne interposée (ex : conjoint, personne liée etc…) à une procédure particulière permettant d’y apporter toute la transparence nécessaire.

On distingue :

  • Les conventions interdites : avance, prêt, caution ou garantie accordée par la société à l’un de ses mandataires sociaux ; dans ce cas, ces conventions ne peuvent être conclues, sous peine de nullité et de risque fort d’incrimination pénale (abus de biens sociaux ou prise illégale d’intérêt par exemple) ;
  • Les conventions courantes et normales : il s’agit de conventions habituellement conclues par la société et dont les conditions peuvent être qualifiées de normales ; dans ce cas, ces conventions doivent être rapportées sur une liste particulière prévue par l’article L.423-11-1 du CCH, afin d’être signalées au conseil d’administration, au commissaire aux comptes et aux associés qui peuvent en demander la communication.

Il n’est pas suffisant pour qu’une opération soit qualifiée de « courante et normale » qu’elle se rattache à l’objet social de la coopérative d’Hlm. Elle doit être conclue dans le cadre de son activité ordinaire et doit être passée selon les conditions couramment pratiquées, c’est-à-dire par exemple pour une vente, à un juste prix et à des conditions conformes à celles consenties à des tiers. Le bénéficiaire de la convention ne doit pas tirer de profit ou d’avantage de celle-ci, notamment un avantage qu’il n’aurait pas obtenu s’il n’était pas salarié, dirigeant ou administrateur... Dans le cas contraire, cette convention devra être considérée comme réglementée.

Par ailleurs, la Fédération a émis une recommandation déontologique relative à la vente et aux prestations de services à des membres de la coopérative d’Hlm (dirigeants sociaux et salariés) adoptée par le Conseil fédéral en décembre 2002 et mise à jour par le Conseil Fédéral du 13 février 2014. Cette recommandation plaide pour une transparence la plus complète possible qui peut amener le conseil d’administration à suivre la procédure des conventions réglementées pour toute convention liant la coopérative d’Hlm à un administrateur, un mandataire social ou un salarié.

  • Les conventions réglementées : il s’agit de conventions non interdites mais qui ne réunissent pas les critères des conventions normales et courantes. Dans ce cas, une procédure spécifique doit être suivie. Il est à noter que l’ordonnance n° 2014-863 du 31 juillet 2014 exclut du champ d’application des conventions réglementées les conventions conclues entre une société-mère et sa filiale à 100%, toutes deux sociétés anonymes, qui sont donc à rattacher à la catégorie des conventions courantes et normales. Ce cas de figure est exceptionnel dans le secteur hlm.

Dans le cas des conventions réglementées, la procédure comporte cinq étapes :

1. Signalement au président du conseil d’administration (ou du conseil de surveillance) du projet de convention ;
2. Inscription à l’ordre du jour du conseil d’administration (ou du conseil de surveillance) puis discussion en séance de la demande d’autorisation préalable de chaque projet de convention, les administrateurs concernés ne prenant pas part au vote. La délibération prise par le conseil d’administration (ou le conseil de surveillance) à l’issue de la discussion devra faire apparaître pour chaque convention la motivation de son autorisation préalable « en justifiant de l’intérêt de la convention pour la société, notamment en précisant les conditions financières qui y sont attachées » ;
3. Signature de la convention et transmission au commissaire aux comptes ;
4. Etablissement par le commissaire aux comptes d’un rapport sur les conventions, présenté à l’assemblée générale ;
5. Approbation des conventions par l’assemblée générale au vu du rapport du commissaire aux comptes, les personnes concernées ne prenant pas part au vote.

L’ordonnance du 31 juillet 2014 introduit par ailleurs l’obligation pour le conseil d’administration (ou le conseil de surveillance) de procéder au rééxamen annuel des conventions antérieurement autorisées et s’étant poursuivies au cours du dernier exercice et de transmettre lesdites conventions au commissaire aux comptes pour les besoins de l’établissement de son rapport à l’assemblée générale. Il ne s’agit pas de soumettre ces conventions à une nouvelle procédure d’autorisation mais à un simple « rééxamen », au plus tard lors du conseil d’arrêté des comptes.

La même ordonnance crée une nouvelle mention obligatoire du rapport de gestion présenté par le conseil d’administration (ou le directoire) : il devra désormais mentionner « les conventions intervenues, directement ou par personne interposée, entre, d’une part et selon le cas, l’un des membres du directoire ou du conseil de surveillance, le directeur général, l’un des directeurs généraux délégués, l’un des administrateurs ou l’un des actionnaires disposant d’une fraction des droits de vote supérieure à 10%, d’une société et, d’autre part, une autre société dont cette dernière possède, directement ou indirectement, plus de la moitié du capital ». Cela vise notamment le cas de structures associées à plus de 10% d’une coopérative d’Hlm qui conclurait une convention avec une filiale de ladite coopérative d’Hlm. Les conventions portant sur des opérations courantes et conclues à des conditions normales n’ont cependant pas à être mentionnées.

Ces deux nouvelles obligations doivent amener les coopératives d’hlm à mettre en place des procédures de recensement pour identifier les conventions visées par les textes et assurer leur suivi dans le temps.

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